De afgelopen jaren was er aandacht voor arbeidsprotocollen. Overgewaaid uit de Verenigde Staten en Oost-Europa, zou het voor groeiende melkveebedrijven in Nederland nuttig en nodig zijn. Er wordt nog weinig mee gedaan.
De afgelopen jaren is veel gezegd en geschreven over arbeidsprotocollen. Protocollen zijn gestandaardiseerde werkmethoden. Ze bevatten een serie instructies die samen een regelmatig terugkerende activiteit beschrijven. Zo kan een protocol omschrijven hoe te handelen rond het afkalven van koeien of het voeren van jongvee. Hierin staan de concrete werkzaamheden stap-voor-stap uitgelegd. Daarnaast zijn bij werken met protocollen alle afspraken vastgelegd die rond arbeid zijn gemaakt. Denk aan dag- en weekplanning met vaste tijden voor vaste werkzaamheden, het overlegmoment met de medewerkers en de meetpunten rond hoe de kwaliteit van het werk is te beoordelen.
De voordelen van protocollen zijn evident: personeel functioneert beter op een groot bedrijf of werk is makkelijker over te dragen aan derden op een kleiner bedrijf.
De meerwaarde van gestructureerd werken met hulpmiddelen als protocollen en werklijsten blijkt vooral indirect. Het bedrijf gaat beter lopen en er zijn minder faalkosten. Protocollen staan niet op zichzelf; op bedrijven met personeel werken de hulpmiddelen alleen goed als er een goed personeelsmanagement is.
Vooral bij melken
Voor alle processen op een melkveebedrijf zijn protocollen op te stellen. In de praktijk zijn de werkzaamheden en goede organisatie rond melken, voeren en afkalven het belangrijkst, blijkt uit een project van Wageningen UR van enkele jaren geleden. Dat komt overeen met onderzoek onder 120 melkveebedrijven in het noordoosten van de Verenigde Staten. Daaruit blijkt dat driekwart met protocollen voor melken werkt en ruim de helft bij het afkalven en verzorgen van de kalveren. Voor voeren heeft circa 40 procent een protocol en voor reproductiemanagement bijna 30 procent. Verder werkt nog bijna 20 procent van de onderzochte bedrijven met een protocol rond het onderhoud van de stallen. Bijna 15 procent heeft een protocol voor een andere activiteit.
Onderzoek van de Amerikaan Richard Stup heeft in de VS de invoering van protocollen in een stroomversnelling gebracht. In de VS worden dit SOP’s genoemd (standard operation procedures). Stup wordt nog altijd gezien als autoriteit op dit gebied. Hij stelt dat hoe meer consistent wordt gewerkt, hoe beter het is voor de koeien en voor het technisch en financieel resultaat. Hij heeft geen directe cijfers over de economische voordelen, maar uit Deens onderzoek blijkt dat de melkproductie bij melken volgens een protocol ruim 10 procent hoger ligt.
Op bedrijven in de Verenigde Staten die consequent met protocollen werken, is er volgens Stup een duidelijke hiërarchie in het werk met mensen met meer en minder verantwoordelijkheden en mensen die laag- of zelfs ongeschoold werk doen. Maar ook kleinere bedrijven maken daar gebruik van protocollen, omdat medewerkers het handig vinden als opdrachten duidelijk omschreven staan.
Noodzaak protocollen niet gezien
Ondanks de groei van de melkveebedrijven en de toegenomen aandacht voor arbeid worden protocollen in Nederland maar op een beperkt aantal bedrijven toegepast. Meerdere geraadpleegde deskundigen zeggen desgevraagd nauwelijks protocollen tegen te komen. “De noodzaak wordt niet als groot gezien”, zegt Jan Hulsen van Vetvice. “Het heeft ook te maken met de structuur. In de Verenigde Staten zijn er bedrijven met 1.000 koeien en veel wisselend personeel dat eenvoudig werk uitvoert.” Daar komt bij dat personeel niet altijd Engels verstaat. Overigens spreekt Hulsen liever van ‘standaardwerkwijzen’. “Een protocol is dwingend en kan weerstand oproepen.”
Ook Jan Dortmans, DLV-adviseur financieel management, ziet weinig ondernemers doorpakken. Hij is kartrekker geweest bij een netwerkgroep rond protocollair werken. “Ze zagen er wel de noodzaak van in, maar bij de helft is het toch verwaterd.” Hij ziet wel verschillen tussen typen bedrijven: hoe meer wisselingen in personeel en hoe minder meedenkend dat is, hoe eerder melkveehouders met protocollen aan de slag gaan. Zelf scherp blijven, een evaluatiestructuur aanbrengen en voortgangsgesprekken met personeel vergroten volgens hem de kans op consequente toepassing.
Dat melkveehouders er toch niet aan willen, is geen Nederlands fenomeen. Ook in de VS ziet een deel van de veehouders het niet zitten. Dat heeft volgens Amerikaan Stup meerdere redenen: weerstand om werkwijzen te veranderen, wantrouwen bij personeel rond de motivatie van managers, weinig verwachtingen, gebrek aan participatieve vaardigheden en onvoldoende toewijding vanuit de top van het bedrijf. Het zijn redenen die Nederlandse adviseurs ook aandragen.
‘Meer belangstelling’
Toch is niet iedereen pessimistisch over de Nederlandse situatie. “Ik verwacht wel een toename de komende jaren”, zegt Alle Visser, Exxa-specialist bij ForFarmers Hendrix.
“We zien mondjesmaat meer belangstelling ontstaan voor protocollen.”
Zoals al eerder opgemerkt, werkt een deel van de grote bedrijven wel met afspraken, maar niet strak georganiseerd. Vooral bedrijven die hard zijn gegroeid en veel te maken hebben met vreemd personeel hebben behoefte aan eenduidige werkwijzen. “Maar er zijn ook bedrijven met twee man vast personeel die meer structuur willen in het werk.” Ook DLV’er Dortmans benadrukt dat ze ondernemers over protocollen steeds vaker een spiegel voorhouden.
Exxa organiseerde drie jaar geleden al een cursus van circa 25 melkveehouders die enthousiast met het onderwerp aan de slag waren gegaan. Vissers schat dat de helft daarvan in meer of mindere mate met een echt protocol werkt. Toch nuanceert hij deze constatering: “Een protocol is geen doel op zich, maar een middel om meer gestructureerd te werken en daarmee rust te creëren.”
René Stevens
Een protocol moet praktisch en eenvoudig zijn
Een goed arbeidsprotocol is op maat gemaakt voor één
bedrijf. Belangrijk is zelf als ondernemer actief de kar te trekken en medewerkers te betrekken. Wel kunnen deskundigen als de dierenarts en de voeradviseur input leveren voor het optimaliseren.
Er zijn volgens de theorie vijf stadia bij de ontwikkeling van een bedrijfseigen protocol:
❶ Vaststellen doel; de reden om voor een bepaalde activiteit een protocol op te stellen.
❷ Ontwerpen van een protocol inclusief bespreken van ontwerp met betrokkenen.
❸ Testen op de werkplek en eventueel aanpassen naar de definitieve versie.
❹ Invoeren met instructies en verspreiding op de werkvloer. Dat kan bijvoorbeeld op papier of op whiteboards bij de diverse onderdelen. Ook kan het digitaal worden gedeeld.
❺ Monitoren en evaluatie, worden de doelen gehaald en zijn er redenen om het protocol aan te passen.
Vooral dat laatste is belangrijk om de protocollen ‘levend’ te houden. Vaste evaluatiemomenten brengen tekortkomingen in de huidige werkwijzen aan het licht en leveren verbeterpunten op. Ook is het belangrijk dat protocollen praktisch en eenvoudig zijn. Een mogelijkheid is om met plaatjes aspecten te verduidelijken.
Beheer
WP Admin
Bewerk bericht